Comment Medaflow a fluidifié un processus de facturation devenu critique pour une entreprise en croissance

🔶Contexte : une entreprise qui grandit… plus vite que ses processus

Cette entreprise connaissait une phase de croissance importante. Jusqu’ici, ses clients étaient principalement des connaissances, avec une relation de confiance forte et informelle. Mais l’évolution du business annonçait un changement majeur : l’arrivée imminente de clients externes, plus exigeants sur la rigueur, la traçabilité et les délais.

Très vite, un signal d’alerte est apparu : des plaintes liées à la facturation.

Ce n’était pas un simple problème comptable, mais le symptôme d’un processus ADV devenu inadapté à la montée en charge.

🔶Les premiers dysfonctionnements constatés dans le processus de facturation

Avant l’intervention de Medaflow, plusieurs difficultés structurelles étaient présentes :

• Aucune confirmation de réception des commandes envoyées par les clients

• Des produits expédiés avant même la réception officielle des bons de livraison en interne, car trop longs à circuler

• Des clients livrés… mais facturés plusieurs semaines plus tard

• Certaines commandes jamais facturées

• Une grande difficulté à réagir lorsque le client demandait une modification ou un ajustement

Résultat : des équipes sous tension, une perte de temps considérable, et un risque réel pour la crédibilité de l’entreprise.

🔶Diagnostic Medaflow : un problème de flux, pas de personnes

Medaflow a été missionnée pour réaliser un diagnostic complet des flux ADV, de l’entrée de la commande jusqu’à la facturation.

Après des échanges approfondis avec l’ensemble des acteurs du processus (commercial, qualité, production, exécutif), un constat clair s’est imposé :

👉 Le problème n’était pas le manque d’implication des équipes, mais l’absence de coordination et de centralisation.

Les causes principales identifiées

• Chaque service utilisait ses propres outils (fichiers Excel internes, ERP différents selon les pôles)

• Aucune vue globale du processus

• Des responsabilités floues : qui fait quoi ? à quel moment ?

• Des emails envoyés à plus de 10 personnes en copie, dans l’espoir que « quelqu’un s’en saisisse »

• Des équipes débordées, qui n’avaient pas le temps de prendre du recul pour améliorer les outils existants

La conviction Medaflow : investir du temps pour en gagner durablement

Chez Medaflow, nous sommes convaincus que :

Le temps passé à rendre un processus plus efficace est un investissement !

Ce n'est pas du temps perdu, ce n'est pas du zèle, c'est nécessaire.

Si une action permet :

• de gagner du temps salarié,

• de sécuriser le chiffre d’affaires,

• d’améliorer la réactivité client,

• et d’augmenter la valeur globale de l’entreprise,

Alors elle mérite d’être mise en place, même si elle demande un effort initial.

🔶Une approche terrain : soulager les équipes tout en analysant le processus

Plutôt que d’intervenir uniquement en observation, Medaflow a commencé par prendre en charge des tâches de gestion administrative.

Cette approche a eu plusieurs avantages :

• Soulager immédiatement les équipes en surcharge

• Rattraper les retards opérationnels

• Comprendre le fonctionnement réel du quotidien

• Identifier les points de friction dans l’action, pas seulement sur le papier

Chez Medaflow, nous apprenons vite. Notre polyvalence et notre capacité d’adaptation aux outils et spécificités de chaque client sont une vraie force.

🔶Une démarche humaine, tournée vers la cohésion d’équipe

L’objectif n’a jamais été de contrôler, mais de comprendre pour améliorer.

Medaflow a interrogé chaque étape du fonctionnement :

• non pas pour pointer des erreurs,

• mais pour identifier les douleurs, les contraintes, et les potentiels d’amélioration.

Ce qui nous anime chez Medaflow :

• écouter les besoins réels des équipes,

• comprendre leurs capacités,

• construire un fonctionnement cohérent pour tous,

• et faire émerger une meilleure collaboration entre les services.

  
  

🔶Les actions mises en place par Medaflow

En parallèle du renfort opérationnel (véritable surplus RH), plusieurs actions structurantes ont été déployées :

• Rédaction d’une nouvelle procédure claire et partagée

• Diffusion et mise en place de cette procédure

• Identification précise des rôles :

  • qui fait quoi ?

  • qui répond à qui ?

  • dans quels délais ?

• Création de fiches clients centralisées, accessibles à tous les services

• Mise en place d’un fichier de suivi transversal pour sécuriser le flux de bout en bout

Même avec des outils différents, chacun dispose désormais des informations essentielles.

🔶Le rôle clé de l’office manager : un lien entre tous les services

Aujourd’hui, Medaflow interviens comme véritable trait d’union entre :

• l’exécutif,

• le pôle commercial,

• le pôle qualité,

• le pôle production.

L’office manager joue ici un rôle central :👉 celui de coordinateur global, garant que rien ne tombe entre les mailles du filet.

Chaque service est expert dans sa routine, mais sans coordination transversale, les dysfonctionnements s’installent.

🔶Résultats : une facturation plus fluide et une relation client sécurisée

Grâce à cette accompagnement :

• la réactivité vis-à-vis des clients a été rétablie,

• la facturation est plus fiable et plus rapide,

• les équipes travaillent avec plus de clarté,

• et l’entreprise est désormais prête à accueillir des clients externes avec un niveau de professionnalisme à la hauteur de sa croissance.

  
  

🔶Ce que montre cette étude de cas

Cette mission illustre parfaitement la valeur ajoutée de Medaflow :

• Une immersion réelle dans l’opérationnel

• Une vision globale des flux

• Une approche humaine et collaborative

• Une amélioration continue au service du business et des équipes

👉 Fluidifier les processus, c’est aussi prendre soin des personnes qui les font vivre.